Share

ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ
    
ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
NOMΟΣ ΛΑΚΩΝΙΑΣ
ΔΗΜΟΣ ΕΥΡΩΤΑ


ΠΡΟΣ
ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΕΝΟΥΣ ΦΟΡΕΙΣ

Ο Δήμος μας ενδιαφέρεται να αναθέσει την προμήθεια και εγκατάσταση συστήματος διαχείρισης Δημοτικών Κοιμητηρίων-Ψηφιοποίηση Αρχείου Δημοτικών Κοιμητηρίων ,  σύμφωνα με την επισυναπτόμενη περιγραφή.
Με βάσει τα ανωτέρω, καλείστε μέχρι και την   17ηΣεπτεμβρίου  2018 και ώρα   10:00   π.μ. να υποβάλλεται έγγραφη προσφορά σχετικά με την ανωτέρω υπηρεσία, η οποία να περιλαμβάνει τις τεχνικές προδιαγραφές  καθώς και την συνολική αμοιβή σας.

Προς απόδειξη της μη συνδρομής των λόγων αποκλεισμού από διαδικασίες σύναψης δημοσίων συμβάσεων των παρ.1 και 2 του άρθρου 73 του Ν.4412/2016, παρακαλούμε, μαζί με την προσφορά σας, να μας αποστείλετε τα παρακάτω δικαιολογητικά:
α. Απόσπασμα ποινικού μητρώου. Η υποχρέωση αφορά ιδίως: αα) στις περιπτώσεις εταιρειών περιορισμένης ευθύνης (Ε.Π.Ε.) και προσωπικών εταιρειών (Ο.Ε. και Ε.Ε.), τους διαχειριστές, ββ) στις περιπτώσεις ανωνύμων εταιρειών (Α.Ε.), τον Διευθύνοντα Σύμβουλο, καθώς και όλα τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου.
β. Φορολογική ενημερότητα
γ. Ασφαλιστική ενημερότητα (άρθρο 80 παρ.2 του Ν.4412/2016) για μη οφειλή    ασφαλιστικών εισφορών  για το προσωπικό.
δ.Ασφαλιστική ενημερότητα (άρθρο 80 παρ.2 του Ν.4412/2016) για μη οφειλή ασφαλιστικών εισφορών διαχειριστών  εταιρείας.


Ο Αντιδήμαρχος


Παπαγιαννόπουλος Θεόδωρος

ΕΛΛΗΝΙΚΗ  ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ                                             ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ
ΝΟΜΟΣ  ΛΑΚΩΝΙΑΣ                        
ΔΗΜΟΣ  ΕΥΡΩΤΑ                                                  Προμήθεια συστήματος διαχείρισης
Δ/νση Περιβάλλοντος, Υπ. Δόμησης                                 Δημοτικών Κοιμητηρίων -
& Τεχνικών Υπηρεσιών                                         Ψηφιοποίηση Αρχείων Δημοτικών Κοιμητηρίων

CPV: 48000000-8
(Πακέτα λογισμικού και συστήματα
            πληροφορικής)

72500000-0
(Υπηρεσίες πληροφορικής)

ΤΕΧΝΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ  ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ
Η παρούσα αφορά την προμήθεια και εγκατάσταση ενός πληροφοριακού συστήματος για τη διαχείριση των 32 κοιμητηρίων που βρίσκονται στην χωρική αρμοδιότητα του Δήμου Ευρώτα, την εργασία ψηφιοποίησης των υπαρχόντων αρχείων δημοτικών κοιμητηρίων αλλά και απαιτούμενων δεδομένων που δεν έχουν καταγραφεί, προκειμένου να κατασκευαστεί η απαιτούμενη βάση δεδομένων, την εργασία παραμετροποίησης και εισαγωγής όλων των ψηφιακών στοιχείων που θα δημιουργηθούν στο νέο σύστημα, καθώς και η διασύνδεση αυτού με το πληροφοριακό σύστημα Οικονομικής/Ταμειακής διαχείρισης που διαθέτει ο Δήμος.
Η υλοποίηση των ανωτέρω είναι αναγκαία για την εύρυθμη λειτουργία και αποτελεσματικότητα της υπηρεσίας διαχείρισης των κοιμητηρίων, καθώς και για την άμεση εξυπηρέτηση των δημοτών.
Ειδικότερα η παρούσα περιλαμβάνει τα κάτωθι:

Προμήθεια συστήματος διαχείρισης Δημοτικού Κοιμητηρίου
Προμήθεια και εγκατάσταση πληροφοριακού συστήματος Διαχείρισης Κοιμητηρίων με πλήρη δικαιώματα χρήσης και λειτουργίας σε όσες θέσεις εργασίας, χώρο και υπολογιστές θα υποδειχθούν από το Δήμο. Θα εξασφαλίζεται η δυνατότητα μελλοντικά να προστεθούν θέσεις εργασίας ανάλογα με τις ανάγκες με ίδια ή διαφορετικά δικαιώματα χρήστη (πλήρη, περιορισμένα κ.λπ.) πέραν αυτών που απαιτούνται αρχικά. Η πρόσβαση στον διακομιστή/server, εάν απαιτηθεί και το δίκτυο υπολογιστών το οποίο θα λειτουργεί κανονικά, θα εξασφαλιστεί από την Υπηρεσία.
Το σύστημα θα καλύπτει πλήρως την διαχείριση ταφών, εκταφών, παρατάσεων, χρεώσεων κ.λ.π. του Κοιμητηρίου του Δήμου σας, η οποία μέχρι σήμερα ίσως εκτελείται κυρίως με χειρόγραφο σύστημα βιβλίων και καταλόγων.
Το σύστημα θα περιλαμβάνει το ταφολόγιο (διαχείριση νεκρών), την διαχείριση των θέσεων, την διαχείριση των υπόχρεων και των οικονομικών κινήσεων που πραγματοποιούν οι υπόχρεοι και γενικά κάθε υπηρεσία που αφορά το Κοιμητήριο.
Οι λειτουργίες θα αναπτύσσονται σε επίπεδο ειδικών και γενικών αναζητήσεων με διάφορα κριτήρια (χρονικό διάστημα, αλφαβητικά, κ.λ.π.), προσθήκης νέων εγγραφών, χωρικής αντιστοίχησης / παρουσίασης στον ψηφιακό χάρτη και εκτύπωσης καταλόγων και ειδοποιητηρίων ανά περίπτωση. Περιλαμβάνεται η δυνατότητα εισαγωγής περιγραφικών ψηφιακών δεδομένων και σύνδεσης με αντίστοιχα χωρικά στο Σύστημα Γεωγραφικών Πληροφοριών για τη σύνδεση του χάρτη και της βάσης δεδομένων με εργαλεία που δεν θα απαιτούν από το χρήστη γνώσεις GIS.
Η Βάση Δεδομένων θα καλύπτει όλες τις πιθανές ενέργειες σύμφωνα με τον Κανονισμό Λειτουργίας του Κοιμητηρίου και θα λειτουργεί σε περιβάλλον PostgreSQL. Θα περιλαμβάνει λειτουργικότητα ασφαλείας με τη χρήση χρηστών, δικαιωμάτων πρόσβασης και κωδικών ασφαλείας, καθώς και λειτουργία αυτόματης ανάληψης αντιγράφων ασφαλείας (backup). Τα απαραίτητα αρχεία της Βάσης Δεδομένων θα εγκατασταθούν στον εξυπηρετητή Βάσεων Δεδομένων του Δήμου ή σε κατάλληλο γι' αυτό το σκοπό υπολογιστή που θα καθοριστεί σε συνεργασία με το Δήμο.
Το σύστημα που θα εγκατασταθεί, θα έχει δομηθεί ώστε να μπορεί να δεχθεί τροποποιήσεις (customization) ανάλογα με τις απαιτήσεις της Υπηρεσίας, τον Κανονισμό Λειτουργίας και τις τροποποιήσεις αυτού.
•    Παραμετροποίηση στοιχείων Κανονισμού Λειτουργίας Κοιμητηρίου (Κ.Λ.Κ.)
•    Παραμετροποίηση εγγράφων (π.χ. άδεια Ταφής, ετήσια ειδοποιητήρια,ειδοποιητήρια λήξης κ.λ.π.)
•    Παραμετροποίηση στοιχείων / Χωρική και Περιγραφική Βάση Δεδομένων.

Το σύστημα έχει δομηθεί ώστε να καθιστά εύκολη και λειτουργική την αναζήτηση και επεξεργασία στοιχείων, παρέχοντας τουλάχιστον τις παρακάτω αυτοματοποιημένες λειτουργίες :
•    προσθήκη νέων εγγραφών και αρχειοθέτηση για κάθε τύπο δεδομένων
•    δυναμικές αναζητήσεις πληροφοριών με διάφορα κλειδιά είτε από τη βάση
•    δεδομένων είτε από το χάρτη
•    δημιουργία καταλόγων με δυναμικές αναζητήσεις για κάθε τύπο δεδομένωνστην οθόνη και εργαλεία εκτύπωσης καταλόγων / ειδοποιητηρίων
•    οπτικοποιημένη πληροφόρηση σε χάρτη με τη μορφή θεματικών χαρτών σεδιάφορα επίπεδα (π.χ. αναζητήσεις σε κατηγορίες τάφων, πληρότητα κ.λ.π.)
•    δυνατότητα απεικόνισης διανυσματικών (vector) χαρτογραφικών δεδομένωνμε πολλαπλά επίπεδα πληροφορίας, βασικής χωρικής αναζήτησης, καθώς καιεργαλείων πλοήγησης και επιλογής στο χάρτη, zoomin, zoomoutκ.λ.π.
•    δυνατότητα παραμετροποίησης της εμφάνισης / παρουσίασης τωνδιανυσματικών δεδομένων (π.χ. χρώματα επιπέδων κ.λ.π.)
•    δυνατότητα προβολής επιπλέον raster επιπέδων ταυτόχρονα με ταδιανυσματικά.


Ψηφιοποίηση Αρχείων Δημοτικού Κοιμητηρίου

Ψηφιοποίηση
Περιλαμβάνονται οι κάτωθι εργασίες:
•    Ψηφιοποίηση του ταφολογίου (κατάλογος νεκρών–ταφών) από τα χειρόγραφαβιβλία/ καταλόγους ή μετάπτωση απ΄το παλιό πρόγραμμα προβολήςγεωγραφικών δεδομένων και παραμετροποίηση από ψηφιακά αρχεία.
•    Ταυτοποίηση με τις πραγματικές θέσεις που υπάρχουν στο Κοιμητήριο καιέχουν αποτυπωθεί σε ψηφιακό χάρτη αλλά και με τα στοιχεία πουαναγράφονται πάνω σε αυτές.
•    Για την ταυτοποίηση των πραγματικών θέσεων θα παρασχεθεί από τηναρμόδια υπηρεσία του Δήμου ψηφιακό τοπογραφικό διάγραμμα τουκοιμητηρίου.
•    Ψηφιοποίηση των θέσεων των τάφων σύμφωνα με τον κανονισμό λειτουργίας.Στόχος είναι να επιτευχθεί έτσι ο ακριβής συσχετισμός πραγματικών θέσεων μετις καταγεγραμμένες για μετέπειτα ψηφιακή παρακολούθηση με αυτόματαεργαλεία, που θα παρέχουν άμεση και ορθή εικόνα ελεύθερων θέσεων ανάχρονική περίοδο. Η απεικόνιση σε χάρτη θα διευκολύνει την εργασίαεντοπισμού και παρακολούθησης, καθώς και την μετέπειτα επιλογή (κατά τηλειτουργία) κατάλληλων θέσεων, ανάλογα με τις απαιτήσεις.
•    Ψηφιοποίηση των στοιχείων υπόχρεων και οικονομικών κινήσεων που έχουνπραγματοποιήσει οι υπόχρεοι, εφόσον τα στοιχεία είναι συμβατά,συσχετίζοντας τους υπόχρεους αυτόματα ή ημιαυτόματα με νεκρούς ή / καικινήσεις. Τα στοιχεία αυτά θα παρασχεθούν, στον ανάδοχο, από τα βιβλίαπου τηρούνται στο αρμόδιο τμήμα του δήμου ή στο Κοιμητήριο αλλά και απότα οικονομικά στοιχεία που τηρούνται στο σύστημα της Ταμειακής Υπηρεσίας,όπου τιμολογούνται οι χρεώσεις που αφορούν στο Κοιμητήριο.
•    Ψηφιοποίηση του ταφολογίου (κατάλογος νεκρών–ταφών) από τα χειρόγραφαβιβλία/ καταλόγους ή μετάπτωση απ΄το παλιό πρόγραμμα προβολήςγεωγραφικών δεδομένων και παραμετροποίηση από ψηφιακά αρχεία.

Παραμετροποίηση και εισαγωγή στοιχείων
•    Εισαγωγή όλων των ψηφιακών στοιχείων που θα δημιουργηθούν ή θαπροέλθουν από την μετάπτωση από το παλιό σύστημα, σε σύστημαδιαχείρισης γεωγραφικών πληροφοριών που θα διατεθεί στον Δήμο με ευθύνη του αναδόχου.
•    Παραμετροποίηση των στοιχείων όπου απαιτηθεί σύμφωνα με τις προδιαγραφές του συστήματος, ώστε να εισαχθούν σωστά.
•    Η αρμόδια Υπηρεσία του δήμου θα είναι διαθέσιμη να βοηθήσει τον ανάδοχο μεόποιο τρόπο χρειαστεί ώστε να καταχωρηθούν σωστά στοιχεία στο σύστημα.
•    Ο ανάδοχος θα είναι υποχρεωμένος να παραδώσει ειδική λίστα στην αρμόδιαΥπηρεσία του Δήμου με όσα στοιχεία βρεθούν ελλιπή ή προβληματικά και δενγίνει δυνατόν να ξεκαθαριστούν από την Υπηρεσία κατά τη διάρκεια της σύμβασης. Με τη σταδιακή επίλυση κατά την καθημερινή λειτουργία και όποτεαυτό καταστεί εφικτό με τα στοιχεία που θα συλλέξει με ευθύνη του ο Δήμος, οανάδοχος θα αναλάβει να τα εισάγει στο σύστημα. Για παράδειγμα αν στηνπραγματικότητα δεν ταυτίζονται οι αριθμοί, οι κατηγορίες και οι τύποι θέσεωνθα παραδοθεί στην Υπηρεσία λίστα με τις διαφορές και η Υπηρεσία θαφροντίσει για την απαιτούμενη διόρθωση, ώστε να παραδοθούν στον ανάδοχοκαι να εισαχθούν  μελλοντικά τα σωστά στοιχεία στο σύστημα.

Διασύνδεση Συστημάτων
•    Ο ανάδοχος θα αναλάβει τη διασύνδεση του συστήματος διαχείρισης κοιμητηρίου με το σύστημα της Οικονομικής Διαχείρισης / Ταμειακής που διαθέτει ο Δήμος, ώστε μετά και την ολοκλήρωση των εργασιών της παρούσας να γίνεται πλέον ενιαία η διαχείριση και να μειωθεί ο φόρτος εργασίας της χειρόγραφης τήρησης.
•    Η διασύνδεση θα γίνει υπό την επίβλεψη της αρμόδιας Υπηρεσίας του δήμου και σε συνεργασία με την εταιρεία μηχανογράφησης στην οποία ο Δήμος έχει αναθέσει την υποστήριξη σχετικά με το σύστημα της Οικονομικής Διαχείρισης του Δήμου.
•    Τα στοιχεία της διασύνδεσης αυτής θα είναι:
    Κοινή λίστα υπόχρεων / συναλλασσόμενων.Θα δημιουργηθεί διασύνδεση ώστε κάθε υπόχρεος του συστήματος διαχείρισης του Κοιμητηρίου να μπορεί να ταυτοποιηθεί και να συνδεθεί με την εγγραφή του συναλλασσόμενου στο σύστημα Οικονομικής Διαχείρισης / Ταμειακής Υπηρεσίας του Δήμου ή να δημιουργηθεί νέος υπόχρεος στο σύστημα Οικονομικής Διαχείρισης / Ταμειακής Υπηρεσίας. Θα πρέπει να παρέχονται:
•    Αναζήτηση οφειλέτη για δημιουργία χρέωσης. Θα επιστρέφει τα στοιχεία του οφειλέτη από την οικονομική διαχείριση.
•    Δημιουργία οφειλέτη. Θα παρέχεται μόνο στο σύστημα οικονομικής διαχείρισης και έπειτα θα μπορεί να γίνει αναζήτηση.
    Απευθείας καταχώριση.Η καταχώριση των χρεώσεων στο σύστημα διαχείρισης του κοιμητηρίου θα δημιουργεί ταυτόχρονη καταχώριση των αντίστοιχων χρεώσεων στην εφαρμογή της οικονομικής διαχείρισης του Δήμου. Η κίνηση (χρέωση) αυτή θα περιλαμβάνει τον κατάλληλο κωδικό χρέωσης, ώστε να εξασφαλίζεται η συμβατότητα. Θα παρέχονται κινήσεις οφειλέτη που απεικονίζουν χρεώσεις, αντίστοιχες εισπράξεις και υπόλοιπο οφειλής θα είναι προσβάσιμες στο σύστημα διαχείρισης του κοιμητηρίου από την οικονομική διαχείριση.
    Προβολή υπολοίπου / χρεώσεων συναλλασσόμενου. Ο χειριστής του συστήματος διαχείρισης κοιμητηρίου θα μπορεί να παρακολουθεί σε πραγματικό χρόνο το υπόλοιπο χρέωσης του κάθε συναλλασσομένου καθώς και τις κινήσεις που δεν έχουν εξοφληθεί. Θα πρέπει το σύστημα να παρέχει:
•    Δημιουργία βεβαιωτικού σημειώματος
•    Ακύρωση/Διαγραφή βεβαιωτικού σημειώματος. Εαν πρέπει να ακυρωθεί / διαγραφεί χρέωση, θα ακυρώνεται από το σύστημα διαχείρισης κοιμητηρίου και με τηλεφωνική επικοινωνία θα ακυρώνεται και το εκδοθέν παραστατικό από την οικονομική από τον υπάλληλο που το εξέδωσε (πιθανόν να είναι ο ίδιος). Για το αντίθετο (π.χ. ακύρωση παραστατικού) δεν θα χρειάζεται ενημέρωση στο σύστημα διαχείρισης κοιμητηρίου γιατί δεν θα κρατά αυτήν την πληροφορία αφού την κρατάει η οικονομική.
•    Δημιουργία χρηματικού καταλόγου.
•    Ακύρωση/Διαγραφή χρηματικού καταλόγου, όμοια με ανωτέρω για χρεώσεις.

Υλοποίηση Συστήματος
Το περιβάλλον του συστήματος θα χρησιμοποιεί εργαλεία ανοικτού λογισμικού (ΕΛ/ΛΑΚ–OPEN SOURCE), όπως GeoServer και OpenLayers για τη χαρτογραφική απεικόνιση, ώστε να εξασφαλίζει το ελάχιστο δυνατό κόστος μελλοντικής συντήρησης σε βάθος χρόνου από το Δήμο, τόσο σχετικά με νέες εκδόσεις / versions όσο και στην περίπτωση επέκτασης σε θέσεις εργασίας (δεν απαιτείται αγορά αδειών λογισμικού) και δυνατοτήτων/παραμετροποίησης.
Η Βάση Δεδομένων θα καλύπτει όλες τις πιθανές ενέργειες σύμφωνα με τον Κανονισμό Λειτουργίας του Κοιμητηρίου και θα λειτουργεί σε περιβάλλον PostgreSQL.
Θα περιλαμβάνει λειτουργικότητα ασφαλείας με τη χρήση χρηστών, δικαιωμάτων πρόσβασης και κωδικών ασφαλείας, καθώς και λειτουργία αυτόματης ανάληψης αντιγράφων ασφαλείας (backup). Τα απαραίτητα αρχεία της Βάσης Δεδομένων θα εγκατασταθούν στον εξυπηρετητή Βάσεων Δεδομένων του Δήμου ή σε κατάλληλο, γι'αυτό το σκοπό, υπολογιστή που θα καθοριστεί σε συνεργασία με το Δήμο.
Το σύστημα που θα εγκατασταθεί, θα έχει δομηθεί ώστε να μπορεί να δεχθεί τροποποιήσεις (customization) ανάλογα με τις απαιτήσεις της Υπηρεσίας, τον Κανονισμό Λειτουργίας και τις τροποποιήσεις αυτού.
Με τη χρήση των λογισμικών αυτών, δεν θα απαιτείται κόστος για την αναβάθμιση των εκδόσεων αλλά φυσικά ούτε και κόστος προμήθειας οποιουδήποτε επιπλέον λογισμικού (πλατφόρμας, βάσης δεδομένων) για να λειτουργήσει το GIS.

Εκπαίδευση
Μετά την εγκατάσταση και την διενέργεια των απαραίτητων ελέγχων λειτουργίας, ο ανάδοχος θα διενεργήσει εκπαιδευτικό σεμινάριο πάνω στη λειτουργία του συστήματος, με εξειδικευμένο εκπαιδευτή, στο χώρο της Υπηρεσίας, διάρκειας 30 (τριάντα) ωρών, για την εκπαίδευση π.χ. 3 χρηστών τους οποίους θα υποδείξει η Υπηρεσία. Στο χρόνο αυτό θα γίνει και η ταυτόχρονη παρακολούθηση της χρήσης του Συστήματος από τους υπαλλήλους σε επίπεδο παραγωγικής λειτουργίας.

Εγγύηση – Υποστήριξη - Συντήρηση
Στα πλαίσια της εγγύησηςθα παρέχεται δωρεάν υποστήριξη για δώδεκα (12) μήνεςαπό την ημερομηνία παραλαβής του συστήματος, η οποία θα παρέχεται μέσω τηλεελέγχου ήφυσικής παρουσίας τεχνικού στο χώρο του Δήμου μετά από συνεννόηση.
Η Εγγύηση θα περιλαμβάνει απεριόριστη τηλεφωνική υποστήριξη, αποσφαλμάτωση/επιδιόρθωση λογισμικού, νέες εκδόσεις λογισμικού - εφόσον υπάρξουν,ώστε να λειτουργεί απρόσκοπτα το σύστημα σύμφωνα με τις προδιαγραφές και τις συμβατικές υποχρεώσεις.
Ο ανάδοχος θα δεσμευτεί, ότι μετά το πέρας της εγγύησης, θα δύναται να παρέχει πενταετήσυντήρηση του συστήματος με τους ίδιους, όπως ανωτέρω, όρους που παρέχεταιη εγγύηση.

Η εκτιμούμενη δαπάνη προϋπολογίζεται ως εξής:

Περιγραφή Μονάδα μέτρησης Ποσότητα Τιμή μονάδος Δαπάνη
Προμήθεια πληροφοριακού συστήματος Διαχείρισης Κοιμητηρίων Τεμάχιο 1 4.000,00 4.000,00

Ψηφιοποίηση αρχείων

(5.000 μνήματα)

Αποκοπή 1 7.500,00 7.500,00
Παραμετροποίηση ψηφιακού χάρτη Αποκοπή 1 1.100,00 1.100,00
Διασύνδεση συστημάτων Αποκοπή 1 2.000,00 2.000,00
Εκπαίδευση Ώρες 30 30,00 900,00
Άθροισμα 15.500,00
ΦΠΑ 24% 3.720,00
ΣΥΝΟΛΟ 19.220,00


ΘΕΩΡΗΘΗΚΕ
Βλαχιώτη29 / 6 / 2018                    Βλαχιώτη29 / 6 / 2018
     Ο Συντάξας                        Ο αναπληρωτής Προϊστάμενος,
Δ/νσης Περιβάλλοντος,
Υπ. Δόμησης & Τ.Υ.

Παναγιώτης Δερτιλής                    Παναγιώτης Δερτιλής
Μηχ/γοςΜηχ/κός                        Μηχ/γοςΜηχ/κός